LOGISTICS AND ADMIN SPECIALIST FOR FRENCH RED CROSS MISSION

The National Committee of the Ukrainian Red Cross Society (URCS) announces a competition for the position of Logistics and Admin Specialist for French Red Cross Mission

The Ukrainian Red Cross Society is the largest humanitarian organization in Ukraine, which is one of the first to respond to all emergencies in the country and provide assistance to those who need it most.

Do you feel like you can make the world a better place? Join the Ukrainian Red Cross Society:

• The opportunity to do good: Help those who need it and feel inspired by contributing to a better world.
• New knowledge and skills: Take interesting trainings, become a volunteer or employee, and gain valuable experience for your life.
• Friends and like-minded people: Join a team of caring people who are always ready to help.
• Pride in your actions: Join and feel proud to be a hero!

The Ukrainian Red Cross is thousands of people across Ukraine who make the world a better place every day.

Main goal: Support Ukraine French Red Cross Delegation in administrative, logistics and operational activities in close collaboration with the Ukrainian Red Cross Society (URCS).

Essential Tasks:

Mission 1: Ensuring that UA FRC delegation’s administrative and logistics processes meets established rules and practices –

• Assist Logistics Coordinator in searching local suppliers for stationery, equipment and services required for smooth running of the delegation;
• Assist Finance, Admin&HR and Log Coordinators in conducting on-line purchases of items, tickets and services as required;
• Assist Admin and Log Coordinators in booking transport, ICRC/IFRC shuttles and accommodation in Kyiv, Lviv, Kharkiv and other locations as relevant;
• Participate in the Delegation internal meetings and take notes;
• Assist delegation in archiving and maintaining proper record of documents (scanning, copying, etc.)

Mission 2: Link between URCS and FRC in monitoring project agreements (Project Cooperation and Funding Agreements – PCFA) & supporting Procurement procedures –

• Participate in the URCS tendering processes according to the URCS and/or FRC Procurement instruction together with Logistics Coordinator and making relevant notes accordingly;
• Maintain link with URCS Logistics/procurement and project support employes to ensure smooth implementation of procurement processes and projects, and update relevant delegates accordingly;
• Accompany delegates in field visits/trips where appropriate and required;

Mission 3: Ensuring continuation of FRC Ukraine Delegation’s admin, logistics and PCFA processes in absence of relevant delegates/colleagues.

• Liaise with URCS relevant admin, finance, logistics and project colleagues to follow up on points indicated in the notes by delegates during his/her absence;
• Make and maintain links with Movement RCRC partners (PNSs, IFRC, ICRC), other organisations as directed during absence (annual leave, break, business trip etc.) of delegates. Make relevant notes and inform delegation colleagues accordingly;
• Make notes to share back to the delegation in case attending the meetings/events on behalf of delegation colleagues;

Mission 4: Assist UA Delegation delegates in oral and written translation

• Accompany delegates during meetings and/or events and ensure proper interpretation as required;
• Translate letters and documents as requested by delegates to/from Ukrainian, Russian (as required), and English. Accompany delegates during field trips/missions and do interpretation/translation to/from Ukrainian, Russian (as required), and English.

Additional Tasks:
General activity: Perform any other work-related duties and responsibilities that may be assigned by the line manager;

Requirements

• Bachelor degree
• Essential knowledge of the Red Cross Red Crescent Movement
• Working experience with URCS as plus
• Very good oral and written communication skills
• Proactive in proposing actions/decisions
• At ease and flexible in institutional relations
• Very good teamwork skills
• Experience in the humanitarian sector and/or in public institutions
• Problem solving skills
• Sense of responsibility, initiative
• Good knowledge of working in Windows, Mac, MS Offices, Google Suit and other social and on-line based platforms
• Excellent level of English and Ukrainian required (spoken and written)
• Regional (Russian) language knowledge is an asset
• French knowledge is an advantage

The Ukrainian Red Cross Society offers:

• Interesting, diverse and multitasking work;
• Employment in accordance with the Labor Code;
• Timely payment of salary;
• A friendly and close-knit team of like-minded people;
• Participation in trainings and seminars in Ukraine and abroad;
• Unique experience in the largest public organization in Ukraine.

We aim to create a safe and inclusive environment at URCS that will provide all employees and volunteers, regardless of age, gender, ethnicity, religion, disability, or sexual orientation, equal access to opportunities, protection of their dignity, and equal rights.

We are an employer with equal opportunities for all employees, including people with disabilities.

We do not discriminate in our recruitment and employment practices based on race, color, religion, gender, national origin, political affiliation, sexual orientation, gender identity, marital status, disability, genetic information, or age.
Sexual exploitation and abuse are prohibited in all forms. The organization implements a policy to prevent sexual harassment, sexual exploitation, and abuse, including in the workplace.

Location: Kyiv.

If you are interested in this position, please send your CV and Cover letter in English only to vacancy@redcross.org.ua.

Due to many of requests, we contact candidates who fully meet the vacancy’s requirements.

_________________________________

Національний комітет Товариства Червоного Хреста України (ТХЧУ) оголошує конкурс на посаду Фахівця\-чині з логістики та адміністративної підтримки для місії Французького Червоного Хреста

Товариство Червоного Хреста України – найбільша гуманітарна організація України, яка одна з найперших реагує на всі надзвичайні ситуації в країні і надає допомогу тим, хто найбільше її потребує.

Відчуваєте, що можете зробити світ кращим? Приєднуйтесь до Товариства Червоного Хреста України, адже це:

• можливість творити добро. Допоможіть тим, хто цього потребує, і відчуйте натхнення від зробленого внеску;
• нові знання та навички. Пройдіть цікаві тренінги, станьте волонтером або співробітником і отримайте досвід, який стане у пригоді в житті;
• друзі та однодумці. Приєднуйтесь до команди небайдужих людей, які завжди готові прийти на допомогу;
• гордість за свої дії. Долучайтесь та відчуйтесь гордість за те, що ви – герой!

ТЧХУ – це тисячі людей по всій Україні, які щодня роблять світ кращим.

Обов’язки:
Місія 1: Забезпечення відповідності адміністративних та логістичних процесів делегації ТЧХУ України встановленим правилам і практикам

• Допомога координатору з логістики у пошуку місцевих постачальників канцелярського приладдя, обладнання та послуг, необхідних для безперебійної роботи делегації.
• Допомога координаторам відділів фінансів, адміністрації та логістики у здійсненні онлайн-закупівель товарів, квитків та послуг за потребою.
• Допомога координаторам адміністративного та логістичного відділів у бронюванні транспорту, трансферів МКЧХ/МФЧХ та проживання у Києві, Львові, Харкові та інших місцях за необхідності.
• Участь у внутрішніх нарадах делегації та ведення протоколів.
• Допомога делегації в архівуванні та належному веденні обліку документів (сканування, копіювання тощо).

Місія 2: Зв’язок між ТЧХУ та МФЧХ у моніторингу проектних угод (Угоди про проектну співпрацю та фінансування – PCFA) та підтримці закупівельних процедур

• Разом з координатором з логістики брати участь у тендерних процедурах ТЧХУ відповідно до інструкцій ТЧХУ та/або МФЧХ з питань закупівель та робити відповідні записи.
• Підтримувати зв’язок з працівниками відділів логістики/закупівель та підтримки проектів ТЧХУ для забезпечення безперебійної реалізації закупівельних процесів та проектів, а також інформувати відповідних делегатів.
• За можливості та необхідності супроводжувати делегатів під час польових візитів/поїздок.

Місія 3: Забезпечення безперервності адміністративних, логістичних процесів та процесів PCFA делегації МФЧХ в Україні під час відсутності відповідних делегатів/колег

• Взаємодіяти з відповідними колегами ТЧХУ з адміністративного, фінансового, логістичного відділів та відділу проектів для вирішення питань, зазначених у протоколах делегатів під час їх відсутності.
• Встановлювати та підтримувати зв’язки з партнерами Руху Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (ПТН, МФЧХ, МКЧХ), іншими організаціями за вказівкою під час відсутності делегатів (відпустка, перерва, відрядження тощо). Робити відповідні записи та інформувати колег делегації.
• Робити нотатки для передачі делегації у випадку відвідування зустрічей/заходів від імені колег делегації.

Місія 4: Допомога делегатам делегації ТЧХУ України в усному та письмовому перекладі

• Супроводжувати делегатів під час зустрічей та/або заходів та забезпечувати належний переклад за потребою.
• Перекладати листи та документи за запитом делегатів з/на українську, російську (за потребою) та англійську мови.
• Супроводжувати делегатів під час польових поїздок/місій та здійснювати усний переклад/письмовий переклад з/на українську, російську (за потребою) та англійську мови.

Додаткові обов’язки/Additional Tasks:

• Виконувати будь-які інші службові обов’язки та доручення, які можуть бути покладені безпосереднім керівником.
  

Вимоги:

• Ступінь бакалавра
• Ґрунтовні знання Руху Червоного Хреста і Червоного Півмісяця (RCRC)
• Досвід роботи з Товариством Червоного Хреста України (ТЧХУ) (вважається перевагою)
• Відмінні усні та письмові комунікаційні навички англійською та українською мовами (обов’язково)
• Проактивність та здатність пропонувати дії/рішення
• Впевненість та гнучкість у роботі з інституціями
• Розвинені навички командної роботи
• Досвід роботи в гуманітарному секторі або державних установах (бажано)
• Навички вирішення проблем
• Відчуття відповідальності та ініціативність
• Впевнене користування Windows, Mac, MS Office, Google Suite та іншими соціальними/онлайн-платформами
• Знання регіональної (російської) мови (вважається перевагою)
• Знання французької мови (вважається перевагою)

Товариство Червоного Хреста України пропонує:

• Цікаву, різноманітну та багатозадачну роботу;
• Працевлаштування згідно КЗпП;
• Своєчасну виплату заробітної плати;
• Дружній і згуртований колектив однодумців;
• Участь у тренінгах та семінарах в Україні та за її межами;
• Унікальний досвід роботи в найбільшій громадській організації України.

Ми маємо на меті створити в ТЧХУ безпечне та інклюзивне середовище, яке забезпечить усім співробітникам, волонтерам незалежно від віку, статі та гендерної приналежності, етнічного походження, релігії, наявності інвалідності, сексуальної орієнтації рівний доступ до можливостей, захист їх гідності та рівність прав.

Ми є роботодавцем з рівними можливостями для всіх працівників, в тому числі для осіб з інвалідністю.

Ми не дискримінуємо у своєму виборі та працевлаштуванні на основі раси, кольору шкіри, релігії, статі, національного походження, політичної приналежності, сексуальної орієнтації, гендерної ідентичності, сімейного стану, інвалідності, генетичної інформації, віку.
Сексуальна експлуатація та наруга заборонені в усіх формах. Організація впроваджує політику запобігання сексуальним домаганням, сексуальній експлуатації та нарузі, в тому числі на робочому місці.

Робоче місце: м. Київ.
Випробувальний термін – 3 місяці.

Просимо надсилати резюме із зазначенням бажаного рівня зарплати з позначенням посади тільки англійською мовою за наступною адресою: vacancy@redcross.org.ua.

Зважаючи на велику кількість запитів, ми зв’язуємося з кандидатами, які повністю відповідають вимогам вакансії.